手工制作记账凭证的步骤与方法

在企业的日常财务管理中，记账凭证是记录经济业务发生、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。它不仅是会计工作的基础，也是企业经济活动的真实反映。尽管随着会计软件的普及，越来越多的企业开始采用电子记账方式，但手工做记账凭证仍然是许多中小企业和初学者必须掌握的基本技能。本文将从准备工作、基本步骤、常见类型、注意事项以及技巧提升等多个维度，详细介绍如何手工做记账凭证。

一、准备工作

手工做记账凭证前，首先要做好充分的准备工作，确保后续工作的顺利进行。

1. 工具准备

会计账簿：根据企业业务需求选择合适的账簿，如总账、明细账等。

记账凭证：购买或自制统一格式的记账凭证，一般包括日期、凭证号、摘要、会计科目、金额、附件张数等栏目。

笔和墨水：使用黑色或蓝色的墨水笔进行书写，以保证字迹清晰、不易褪色。

会计印章：包括财务专用章、出纳章等，用于凭证的签章确认。

计算器：用于计算金额，确保准确性。

文件夹或夹子：整理和保存凭证附件，便于查阅。

2. 知识准备

熟悉会计科目：了解并掌握企业常用的会计科目及其编码，便于正确归类。

理解会计原则：如借贷记账法、权责发生制等，确保凭证编制符合会计准则。

了解业务流程：对企业的采购、销售、生产等业务流程有清晰的认识，有助于准确描述经济业务的性质。

二、基本步骤

手工做记账凭证的基本步骤包括填写凭证头、编制凭证内容、审核与签章、整理归档等。

1. 填写凭证头

日期：填写经济业务发生的具体日期。

凭证号：按顺序编号，便于查找和核对。

附件张数：注明随凭证附上的原始单据数量。

2. 编制凭证内容

摘要：简明扼要地描述经济业务的性质和内容，如“购买办公用品，支付现金”。

会计科目：根据经济业务的性质，选择正确的会计科目进行借贷方登记。

金额：准确计算并填写借贷方的金额，确保借贷平衡。

3. 审核与签章

审核：由专人（如会计主管）对凭证进行审核，确认其真实性、合法性和准确性。

签章：审核通过后，由制单人、审核人、出纳等相关人员签章确认。

4. 整理归档

排序：按日期或凭证号顺序整理好凭证。

装订：定期将凭证装订成册，便于保存和查阅。

归档：将装订好的凭证存放在安全的地方，如会计档案室。

三、常见类型

手工做记账凭证涉及的经济业务种类繁多，常见的凭证类型包括：

1. 收款凭证

用于记录企业收到款项的经济业务，如销售商品收到的货款、收到投资款等。

2. 付款凭证

用于记录企业支付款项的经济业务，如购买材料支付的货款、支付工资等。

3. 转账凭证

用于记录企业内部账户之间的资金转移或不涉及现金、银行存款的经济业务，如计提折旧、摊销费用等。

4. 汇总凭证

当某一类经济业务频繁发生时，为提高效率，可将同类凭证汇总编制成一张汇总凭证。

四、注意事项

手工做记账凭证时，需要注意以下几点，以确保凭证的准确性和合法性。

1. 准确性

金额计算要准确，避免出现差错。

会计科目选择要恰当，反映经济业务的真实性质。

2. 合法性

凭证内容必须符合国家法律法规和会计准则的规定。

附件要完整，能证明经济业务的真实性。

3. 清晰性

书写要工整，字迹清晰，便于查阅。

摘要要简明扼要，避免模糊不清。

4. 完整性

凭证的各个栏目要填写完整，不留空白。

附件要齐全，不遗漏任何一张单据。

五、技巧提升

为了提高手工做记账凭证的效率和质量，可以掌握以下技巧：

1. 熟悉业务

深入了解企业的业务流程和会计制度，能更准确地判断经济业务的性质和归类。

2. 合理分工

根据业务量的大小，合理安排人员分工，如设置专职的制单人、审核人等，提高工作效率。

3. 积累经验

通过不断的实践和学习，积累经验，提高凭证编制的准确性和速度。

4. 利用工具